Kåret til årets nisjenettsted! Kåret til årets nisjenettsted!
Forskning

Bør man bruke svar-alle-funksjonen i e-post?

Idrettssosiologen, kjemikeren og tekstforskeren svarer.

Arbeide

Mine eldre kollegaer bruker alltid svar alle (reply all) i e-poster, og det er veldig irriterende. Hva sier forskningen? Burde man svare alle? Er det demokratisk?


Anne Tjønndal, idrettssosiolog

Idrettssosiologisk forskning gir dessverre liten innsikt i hvorvidt man burde svare alle på e-post eller ikke, så mitt svar på spørsmålet baserer seg utelukkende på autoetnografisk empiri av lav kvalitet.

Tidligere har jeg, som deg, ofte latt meg irritere av kollegaer med overdreven bruk av ‘reply all’-funksjonen, men etter at jeg lot meg lokke inn i en faglig lederstilling på fakultetet mitt tidligere i år så har mitt forhold til ‘reply all’ endret seg litt. I min nye lederstilling må jeg relativt ofte sende ut e-post med informasjon eller forespørsler til et tosifret antall mottagere av vitenskapelig ansatte. Stort sett hver gang jeg sender ut en e-post til fagmiljøet går det to til fem minutter før en (eller flere!) av syv typer svar tikker inn i innboksen min:

1. Svar som påpeker at jeg har skrevet noe feil eller at jeg burde skrevet noe på en annen måte enn jeg gjorde (selv om det er åpenbart at vedkommende har skjønt hva jeg mente).

2. Svar som kritiserer informasjonen/forespørselen (budskapet) i e-posten.

3. Svar som kritiserer ledelsen generelt.

4. Svar som handler om noe helt annet enn tematikken i e-posten (og som alltid haster noe voldsomt).

5. Svar med spørsmål om noe som jeg allerede har informert om i e-posten.

6. Svar som påpeker at selv om temaet i e-posten er viktig, så er noe annet myyye viktigere å bruke tid på nå.

7. Svar som minner meg på noe jeg burde fått med i e-posten (men som jeg har glemt mellom alle e-postene jeg må skrive og svare på).

I praksis utarter det seg slik at når jeg sender e-post til de vitenskapelige ansatte jeg skal lede, så etterfølges dette av en ny rekke e-poster fra meg hvor jeg: a) retter opp mine skrivefeil, b) avklarer uklarheter, c) reviderer forespørsel/informasjon/budskap, eller d) trekker tilbake budskapet i det hele og store med lovnad om ny e-post senere. Alt dette i takt med at bedragersyndromet vokser seg større og større. Mine kollegaer som er mottagere av disse e-postrekkene med rettelser og revideringer, synes nok utvilsomt at det er slitsomt, men av og til kunne jeg ønske at alle brukte reply all hele tiden, sånn at mine kollegaer ville blitt utsatt for like mange e-poster som meg.

---

Ukens spørsmål

Noen ganger virker det som en får helt ulike svar fra forskere avhengig av hva slags forskere en spør. For å sette galskapen i et tverrfaglig system vil vi i denne spalten stille det samme spørsmålet til tre medlemmer av Akademiet for yngre forskere, fra ulike fagdisipliner.

Flere spørsmål – og ikke minst svar – finner du her.

---

Alexander H. Sandtorv, kjemiker

Som realist liker jeg system. Jeg har derfor utformet fem spørsmål til deg og dine kollegaer, for å finne ut om det virkelig trengs en såkalt reply all, eller om dere kan slippe unna med en e-post bare til avsenderen, eller – og dette er faktisk mulig – ingen svar i det hele tatt.

Svarer du ja på disse tre spørsmålene, kan du gå videre:

1. Har innholdet i e-posten noe med deg å gjøre?

2. Er det viktig eller nyttig for alle (absolutt alle!) på mottagerlisten å vite hva du mener / synes?

3. Har du noe relevant å bidra med i svaret ditt (husk at relevant ikke betyr å si det som alt står i e-posten med andre ord, eller ri gamle kjepphester).

Svarer du nei på disse to spørsmålene, kan du gå videre:

1. Bruker du e-posten som krystalliseringspunkt for noe negativt som har ulmet i livet ditt i det siste? For eksempel som en unnskyldning for å ventilere din frustrasjon med systemet, irritasjon over ledelsen, eller sinne over en avslått søknad eller artikkel?

2. Bruker du e-posten til å rette på noen, kjefte på noen, påpeke skrivefeil, kommafeil eller noe annet smålig?

Hvis du har svart ja på de første tre spørsmålene og nei på de neste to, kan du svare alle. Men bare da.

Marte Blikstad-Balas, tekstforsker

For en perle av et spørsmål!

Vi har vel alle irritert oss over kollegaen som svarer på en e-post til alle ansatte og forteller, i detalj, om hvorfor de ikke kan delta på et seminar fordi en elektriker kanskje kommer den dagen eller legger ut i det vide og brede om egne dyrs potensielle kommende sykdommer mange uker frem i tid (« … det kan se ut som lille Ludo brygger på noe som kanskje utvikler seg til en sykdom som gjør at vi kanskje må holde oss hjemme akkurat den dagen det er kurs om det nye økonomisystemet ingen skjønner»).  

Men der dere andre – inkludert Anne og Alexander over – ser bare irritasjon, skimter jeg som tekstforsker noen potensielle positive sider ved å benytte seg av svar-alle-funksjonen. Kanskje er det nettopp et (lite?) demokrati-potensial her?

Mange av oss tekstforskere er opptatt av makt og tilgang til informasjon. Hvem er med på beslutninger som tas? Hvor mye innsyn eller tilgang har du til tekstene som definerer livet ditt? Et premiss i tekstforskning er at tilgang til skriftspråk og skriftliggjort kommunikasjon er et privilegium. Det gir innsikt og mulighet til å påvirke det som skjer. Tilgang til tekster er dermed i seg selv viktig i et demokratisk perspektiv. Kanskje er det sykt irriterende med alle svarene i innboksen som overhodet ikke angår deg, men gir det ikke også tilgang til organisasjonens indre liv?

Er det ikke litt bra å vite at Linda på nabokontoret klarer å finne femten skrivefeil i e-posten fra sjefen fem minutter etter at den ble sendt, eller at Geir, Mona og Ingvar alle takker pent nei til et helt tilfeldig seminar med åpen invitasjon til alle ansatte, og bretter ut om henholdsvis hva slags seminar de heller vil på, hva de skal den dagen og at de mener «seminarkulturen på denne arbeidsplassen må forstås i en historisk kontekst», etterfulgt av ti sider mimring?

Kanskje får du innsyn i hvordan ledelsen har det når du ser hvordan folk forholder seg til informasjon de får. Kanskje gir korte, sinte svar-alle-beskjeder ny innsikt i hvor høy frustrasjonen er på nabokontoret. Eller kanskje vi får innsyn i hva Kine egentlig mener om resten av ledergruppa når hun i en raptus av en e-post trykker «svar alle» i stedet for «videresend».

Så jo da, det er mye irritasjon å finne i svar-alle-beskjeder. Men det er også en form for tekstlig teambuilding.