---
Nytt regjeringskvartal
---
«De opererer i rapporten med begrepet brukermedvirkning», sier Bjørn Halvorsen, hovedtillitsvalgt i sentralforvaltningens gren av Norsk tjenestemannslag (NTL).
– Men det har ikke vært reell medbestemmelse.
Nesten helt siden planene om et nytt regjeringskvartal ble annonsert, har det pågått en heftig diskusjon om hva slags kontorkonsept som skal gjelde innenfor de vide sikkerhetssonene og tykke murene.
Byråkratene i regjeringsapparatet er begeistret for gamle slagere, som «fast plass», eller til og med – for dem som husker en tid før de åpne landskapene – «cellekontor». Arkitektene og konsulentene i Statsbygg har på sin side introdusert en rekke forlokkende nyord på engelsk for å beskrive visjonene sine: «free seating» går det i, «clean desk». Og så, siste skrik: «aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept» (her har de brandingproblemer, tør vi foreslå «@ctive workspace»?). Dette er kontorkonsepter hvor arkitekturen skal tilpasses de faktiske, og omskiftende, arbeidsmønstrene til en moderne organisasjon. Folk har forskjellige behov, forskjellige arbeidsrytmer og timeplaner. Dermed kan man også operere med færre kontorplasser enn ansatte («underdekning»).
Byråkratene vant det første slaget om arbeidsplassen. I 2014 lovet Kommunal- og moderniseringsdepartementet at alle skulle få fast plass, at det ikke skulle være noen underdekning, og at minst 15 kvadratmeter skulle settes av til hver eneste byråkrat. Så firet de på kravene, og nå ligger Statsbyggs «rom- og funksjonsprogram» ute på høring, med en fasit for hva slags kontorkonsept det blir lagt opp til: «aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept» med «free seating» i fast sone, «tom pult», 25 prosent underdekning og 13 kvadratmeter per person.
– Vi har nesten ikke blitt hørt i det hele tatt, sier Bjørn Halvorsen.
NTL skriver i et utkast til høringssvar at de er «svært skeptiske» til planene, det samme gjør de andre fagorganisasjonene i regjeringskvartalet: Akademikerne, YS og Unio.
Førstemann til toalettet. Halvorsen sier undersøkelser de har gjort blant de ansatte viser at departementsarbeid er dypt konsentrasjonsarbeid, som må skjermes fra støyen i åpne landskap «så ikke det blir feil i stortingsmeldinger og stortingsproposisjoner». Han har liten tro på at konseptet vil fremme samarbeid, som er noe av målsetningen.
– Hvis folk ikke tør å ringe hverandre, fordi du vet at du forstyrrer folk rundt deg, og du bare hører hviskende stemmer i andre enden av lokalet, og folk løper ut for å finne seg toaletter og tomrom hvor de kan snakke, og da har de ikke tatt med seg pc-en og finner ikke frem til de nødvendige dokumentene …
Halvorsen frykter det første kvarteret av hver arbeidsdag vil gå med til en kamp om de beste plassene. Og han mener kontorvitenskapen er like klar i sin avvisning av frie plasskonsepter som fagforeningene.
– Vi har undersøkelser som viser at sykefraværet vil gå opp, sier han.
Det er lettere å si at jeg ikke kan konsentrere meg enn å si at jeg opplever at min status er krenket.
— Mari Skogland
Den nye tiden kaller. – Dette forundrer meg ikke, sier Mari Skogland når hun hører at de tillitsvalgte er opprørte over rom- og funksjonsprogrammet.
Skogland er interiørarkitekt, forsker på arbeidsplasskonsepter og jobber for kontorspesialistene i Mellomrom AS. De har sitt eget «kontorlaboratorium» (som du kan sjekke ut på nettsidene deres) hvor de prøver ut å sitte med Mac-en i en saccosekk og løpe på tredemølle under ståskrivebordet.
– Vi pleier å ha litt motstand i disse prosessene, sier hun.
Skogland har kikket på Statsbyggs opplegg, og kaller det «et av de beste jeg har sett». Det virker som om mange arkitekter tenker helt annerledes om hva som skaper en god arbeidsplass enn de tillitsvalgte byråkratene: Ellen de Vibe, byplansjef i Oslo og utdannet arkitekt, sa nylig til tidsskriftet Arkitektur N at betydelig mindre arealer bør settes av til hver ansatt i regjeringskvartalet enn hva det er lagt opp til nå.
– Hvorfor er avstanden mellom arkitekter og brukere så stor i disse spørsmålene?
– Arkitektene har mye erfaring, fra mange prosjekter, hvor de har fulgt organisasjoner som har gått gjennom en forandring fra fast plass og cellekontor til «free seating». Det arkitektene skjønner, som brukerne ikke skjønner, er at det kommer til å skje forandringer i organisasjonen i en slik prosess, og at den motstanden vi ser nå i stor grad er basert på frykt som kommer til å forsvinne når brukerne flytter inn, sier hun.
Kulturell forandring. Enhver reduksjon av kontorarealet per person har en betydelig miljøeffekt, sier Skogland. Hun sier hun bare kjenner én studie, som hun mener er metodologisk svak, som forbinder «free seating» med økt sykefravær. Og at studien Bjørn Halvorsen i NTL siterer, handler om åpent landskap med fast – nettopp ikke fri – plass.
– Det å ikke ha fast plass vil løse flere av utfordringene vi kjenner til med åpne løsninger, mener Skogland.
De spesifikke bekymringene Halvorsen har for det nye regjeringskvartalet, oppsummerer hun som «standardfrykter som sjelden viser seg å bli til virkelighet». Interiørarktitekten hevder moderne forskning på kontorutforming viser noe annet: Som hovedregel trives de ansatte når de flytter inn i «free seating»-miljøer, enten det er i Deloitte-kontoret i Bjørvika eller hos Telenor på Fornebu.
– Å snakke allment om ulike kontorformer er litt farlig, man må gå inn i hvert case. Men på det generelle planet viser forskning positive resultater av overgangen fra cellekontorplasser til «free seating» – både hos administratorer og medarbeidere – når man har klart å få til en kulturell forandring på kontoret.
Hun sier at clouet for å få «aktivitetsbaserte arbeidsplasser» til å fungere, er å innse det er en helt annen måte å jobbe på. Og en helt annen måte å tenke på.
– Hvis brukerne bare blir fortalt at de må omfavne omstillingsprosessen, hva står da igjen av brukermedvirkningen?
– Medvirkning i kontorbyggeprosjekter er blitt litt oppskrytt. Jeg vil ikke argumentere mot medvirkning, det er viktig, men brukerne må også innse at dette er en endring. Det forutsettes at brukerne er villige til å se nye måter å henge med og jobbe på. Et bilde jeg pleier å bruke, som de fleste skjønner, er at ingen ønsket seg smarttelefon for 15 år siden. Men i dag er det få som vil leve uten, sier Mari Skogland.
iKademiker. I 2015 åpnet Malmö högskola et nybygg til 750 millioner svenske kroner, med slagordet «mötesplats, kommunikation, öppenhet, flexibelt och innovation». Huset ble kåret til årets bygg i Sverige, og har et aktivitetsbasert konsept, med fleksible plasser og clean desk. Det vil si at ingen professorer får en fast plass med en bokhylle til faglitteraturen sin.
«Ser du noe som tyder på at dette er et blivende universitet?» spør en professor i avisen Sydsvenskan. «Det kunne vært et kjøpesenter eller en togstasjon.» Folk har begynt å jobbe hjemme i stedet for å finne et fleksikontor, forteller den samme professoren.
Vi spør Skogland på e-post:
– Her ser det ut til at de ansatte klager også ett år etter at de har inntatt sine nye kontorer. Hva tenker du om det?
– Når aktivitetsbasert arbeid skal implementeres til grupper som forskere og professorer, som har lang erfaring fra cellekontor og mye av identiteten sin knyttet opp mot det å ha litteratur/bøker, vil denne endringen være stor, skriver hun tilbake.
– En må også huske at det å ha fast plass og kontor i slike miljøer er et statussymbol. Det som fratas en, er ofte knyttet til emosjonelle verdier av arbeidet og ikke kun til arbeidsprosesser og konkrete behov. Men dette har medarbeiderne ofte vanskeligheter med å uttrykke. Det er lettere å si at jeg ikke kan konsentrere meg enn å si at jeg opplever at min status er krenket.
Skogland har et eksempel på at aktivitetsbaserte konsepter kan funke, også blant akademikere: Delft-universitetets arkitekturfakultet i Nederland. Der var det visstnok noen som ikke trivdes, men den store majoriteten trives mye bedre i de nye løsningene – fremfor alt fordi de skal ha klart å forandre seg kulturelt med det nye bygget.
Det er en viktig lekse for byråkratene i regjeringskvartalet, skriver Skogland: De må bruke denne omstillingen til å skape fremtidens organisasjon.
– Det ligger muligheter her for å omstrukturere og endre en kanskje inngrodd byråkratisk og hierarkisk kultur.
I Justisdepartementet har de allerede startet et pilotprosjekt med free seating og underdekning, og Bjørn Halvorsen forteller at de ansatte der etter få måneder mener arbeidsmiljøet er forringet.
– Gjennomgangstonen er at det oppleves stressende og lite effektivt med hyppig flytting til ny arbeidsstasjon, sier han.
Guruene kommer! Vi spør Bjørn Halvorsen, byråkratenes talsmann:
– Hva tror du alle nyordene er uttrykk for? Hva tenker du den filosofien er et uttrykk for?
– Det er en forestilling om at arbeidsplassutformingen skal styre måten å jobbe på, i stedet for å ta utgangspunkt i hvordan vi jobber. Men også i overskuelig fremtid vil byråkrater jobbe med de samme tingene som i dag: stortingsmeldinger og proposisjoner og lovforslag, som krever dyp konsentrasjon. Det vil fortsatt være mye jobbing og et hierarkisk system, hvor statsråden er den øverste ansvarlige.
Det mangler ikke på «omstillingsdyktige folk» i departementene, ifølge Halvorsen. De har vært flinke til å følge den teknologiske utviklingen de siste tyve-tretti årene.
– Men det er en forestilling om at det skal være noe sånn moderne … Ja, så kommer det av og til noen sånne interiørdesignguruer og skal prøve å overbevise om hvor fantastisk dette vil bli.
– Hva skal de tillitsvalgte nå foreta seg?
– Det er jo profesjonelle byråkrater, dette her, sier Bjørn Halvorsen.
Nå skal høringsuttalelsene sendes rundt og samkjøres med de andre fagforeningene. Den som tenker at arkitektene har vunnet frem i og med Statsbyggs forslag, forhaster seg kanskje: I denne kampen er byråkratene på hjemmebane.
Teksten er revidert 9. desember.